Dynamics 365 Finance and Operations Uygulamaları için Lisans Kullanımını Görüntüleme Raporu
Dynamics 365 Finance and Operations, uzun yıllar boyunca esnek ve etik bir lisanslama yaklaşımı ile kullanıcılarına hizmet sundu. Yani, lisans atanmamış olsa bile bir kullanıcı, ERP sistemine erişim sağlayabiliyordu. Ancak Microsoft’un yeni stratejisiyle Kasım 2025 itibarıyla bu durum değişiyor ve ERP kullanıcılarının da tıpkı CRM ve Office kullanıcıları gibi belirli lisanslara sahip olması zorunlu hale geliyor. Bu süreçte, eskiden Dynamics ve Lifecycle Services üzerinden erişilebilen eski lisans raporları da artık kullanımdan kalkacak ve yerini, daha güncel ve doğru sonuçlar veren yeni lisans kullanım raporu alacak. Bu yazıda, bu yeni raporun nasıl okunacağını ve doğru lisans yönetimi için hangi adımların atılması gerektiğini ele alacağız.
1. Lisans Atama Zorunluluğu ve Güncellenen Tarihler
- Artık D365 FO uygulamasına erişen her kullanıcı için Microsoft Entra ID üzerinden uygun lisans atanması zorunlu hale geliyor.
- 1 Eylül 2025’ten itibaren lisans atanmamış kullanıcılar, sistem içerisinde kapatılamayan bir uyarıyla karşılaşacak.
- Bu uyarı başlangıçta sadece bilgilendirme amaçlı olacak, fakat aslında bu dönem, sistemdeki eksik atamaları düzeltmek için son fırsat.
2. Lisans Atanmayan Kullanıcıların Sisteme Erişimi Kısıtlanacak
- Microsoft, 1 Kasım 2025 itibarıyla lisanssız kullanıcıların erişimlerini sınırlayacak.
- Bu sadece eksik lisanslı modüllerle sınırlı değil; kullanıcıya atanan rollerin lisans gereksinimleri karşılanmıyorsa o alanlara da erişim sağlanamayacak.
- Örneğin bir kullanıcı Finance lisansına sahip ama Project Operations için lisansı yoksa, sadece Finance modülüne erişebilir hale gelecek.
3. Geçici Lisans Alımı Nasıl Yapılır?
- Müşteriler portal üzerinden lisans alabilecek ve kullanıcılara atayıp sistemi kullanabilecekler. Bir ay içinde bu lisans iptal edilmezse kalıcı hale gelcek ve ücretlendirilecek. Buradaki süreler ve yapı değişebiliriz. Ama işe girişlerde veya anlık ihtiyaçlarda çok işe yarayacak ve aksaklıkları engelleyecek bir yapı olmuş.
4. Rol ve Yetki Takibinin Önemi
- Sistem içerisinde kullanıcıya atanan roller, doğrudan lisans gereksinimini belirliyor.
- Örneğin, “Accounts Payable Clerk” rolü olan bir kullanıcı “Operations” lisansına ihtiyaç duyar.
- Eğer bu kullanıcıya sadece Team Member lisansı atanmışsa, sistem bunu lisans ihlali olarak raporlar.
- Dolayısıyla BT ya da uygulama yöneticilerinin rol – lisans ilişkisini yakından takip etmesi gerekiyor.
5. Raporlama Sürecindeki Değişiklik: Artık Tek Kaynak
- Eskiden LCS’te, başka ekranlarda farklı raporlar vardı. Şimdi lisans tüketimiyle ilgili tüm analiz Power Platform Admin Center (PPAC) üzerinden sağlanıyor. Aynı rapora LCS üzerinden de açabiliyoruz.
- Bu rapor, lisans durumu, kullanıcı bazlı tüketim ve potansiyel uyumsuzlukları görmenizi sağlıyor. Gelelim asıl konumuz olan rapora.
Lisans Tüketimi Raporuna Nasıl Ulaşılır?
- https://admin.powerplatform.microsoft.com adresine gidin.
- Sol menüden Licensing > ‘Finance and Operations’ seçin.
- Ortamın doğru olduğundan ve yeni görünümde çalıştığınızdan emin olun.
Resim 1
Rapor Size Ne Gösterir?
- Hangi kullanıcı hangi lisansı kullanıyor?
- Atanan rol, hangi lisans seviyesini gerektiriyor?
- Potansiyel lisans uyumsuzlukları var mı?
Aşağıda görüldüğü gibi Finans için 100 lisansınız mevcut. 11 kullanıcıya atama yapılmış ama sistem aslında sadece 4 kişinin gerçekten lisansa ihtiyacı olduğunu söylüyor. Bunun nedeni diğer kişilere “System Admin” rolünün atanmış olması. Dolayısıyla 96 lisansım atanabilir görünüyor.
Resim 2
Finence üzerinden “View users” seçeneğine tıklarsanız, detaylı kullanıcı – rol – lisans ilişkisini görebilirsiniz. Burada 4 kullanıcının faklı roller sebebiyle Finans lisansına ihtihyaç duyduğunu görebiliyoruz. Ekran üstünde olan filtreleri kullanarak istediğiniz kümelere ulaşabilirsiniz. İsterseniz direk dışarıya CSV olarak aktarıp ordan da çalışabilirisniz.
Resim 3
Lisans Gereksinimi Nasıl Hesaplanır?
Microsoft her rolü belirli lisans seviyelerine eşleştiriyor:
- Activity: Temel veri girişleri yapan operasyonel roller
- Operations: Finans, lojistik vb. detaylı işlem yetkisine sahip kullanıcılar
- Team Member: Sınırlı görüntüleme, onay gibi temel görevleri olanlar
Bir kullanıcıya hem “System User” hem de “Accounts Payable Clerk” rolü verildiyse, bu kullanıcıya “Operations” lisansı gereklidir. Lisans ve rol ilişkisini yönetmek için yeni gelen Security yönetimi içinde raporlar mevcut.
Firmalar Bu Yeni Döneme Nasıl Hazırlanmalı?
Her şeyden önce, firmaların bu döneme hazırlanırken mutlaka kullanmaları gereken lisans sayısının farkında olmaları gerekiyor. Microsoft’un sunduğu yeni Security Governance (Güvenlik Yönetişimi) modülünü öğrenmeleri önemli bir adım olacak. Bu modülün takibi ve yönetimi için kurum içinde bir ekip ya da sorumlu bir kişi belirlenmeli. Bu süreç partner aracılığıyla da yönetilebilir; ancak özellikle Office, Windows veya diğer uygulamalarda kullanıcı yönetimini üstlenen BT ekiplerinin bu rolü üstlenmesi çok daha sağlıklı bir çözüm olacaktır. Tabii ki Dynamics tecrübesi olmayan biri için bu raporları anlamak kolay olmayabilir.
Bunun yanında, kullanıcı yönetiminin şimdiden disipline edilmesi gerekiyor. Bu ne anlama geliyor? Öncelikle sistemde kaç kullanıcı olduğu ve bu kullanıcıların ne kadar aktif olduğu analiz edilmeli. Örneğin, son iki ayda sisteme giriş yapmamış kullanıcılar pasif hale getirilebilir.
Firmalar, kaç aktif kullanıcıya sahip olduklarını bilmeli ve bu sayı kadar lisans atandığından emin olmalıdır. Eksik varsa tamamlanmalı; fakat burada önemli olan sadece sayı değil, kullanım dağılımıdır. Örneğin 80 kullanıcınız varsa, bu 80 kişinin hangi operasyonları gerçekleştirdiği, hangi rollerde çalıştığı belirlenmelidir.
Dolayısıyla kullanıcıların atanmış rolleri ile sistemdeki lisans düzeylerinin örtüşmesi gerekir. Örneğin bir kullanıcı için sadece “Team Member” lisansı yeterli gibi görünse de, eğer yanlış bir rol atanmışsa bu kullanıcı sistem tarafından “Operations” seviyesi olarak değerlendirilir. Bu nedenle rol atama hatalarının düzeltilmesi ve her kullanıcının doğru lisans seviyesinde konumlandırıldığından emin olunması gerekir.
Ayrıca bu süreç bir kez yapılıp bırakılacak bir şey değildir. Sürekli olarak gözden geçirilmesi, takip edilmesi ve gerektiğinde güncellenmesi gerekir. Eğer firmanın bir BT ekibi varsa bu iş onların sorumluluğunda olmalı; değilse bu sürecin iş ortağı ile takip edilmesi gerekir.
Birçok firma zaten benzer kullanıcı takibi ve lisans kontrol süreçlerini diğer yazılımlar için uyguluyor. Dynamics ERP de bu yapıların bir parçası haline getirilebilir. Ancak şimdiye kadar böyle bir sistem kurmamış olan firmalar için bu yaklaşım artık kaçınılmaz bir gereklilik haline geliyor.
Önümüzdeki yazılarda, Security Governance modülü içerisindeki raporların ve araçların nasıl kullanılacağına da paylaşacağım.
www.fatihdemirci.net
TAGs: Security, PPAC, Microsoft Life Cycle Services, LCS, Microsoft Dynamics 365, MsDyn365FO, MsDyn365CE, MsDyn365
