Microsoft Dynamics 365 ERP – License Usage Summary Report.
Dynamics 365 ERP uygulamalarında lisans yönetimi artık bir zorunluluk haline geldi. Microsoft’un 2025 Kasım itibarıyla yürürlüğe koyacağı zorunlu lisans ataması (license enforcement) süreciyle birlikte, sistemdeki her kullanıcının eriştiği menü öğeleri, roller ve görevler, doğru lisans tipleriyle eşleşmek zorunda olacak. Aksi durumda firmalar gereksiz yüksek lisans maliyetleriyle karşılaşabilirler.
Peki, bu süreçte sistem yöneticileri veya danışmanlar ne yapmalı?
Bu noktada, Microsoft’un yeni sunduğu “Licenses Usage Summary (preview)” raporu oldukça kritik hale geliyor. Artık yalnızca kullanıcının sisteme atanmış rolüne değil, o rolün hangi duty, hangi privilege, hangi menü öğesine (AOT) eriştiğine kadar detaylara inerek, lisans gereksinimi analiz edilebiliyor. Bir kullanıcının hangi lisanslara ihtiyacı olduğunu ve bunların hangi rollerden kaynaklandığını bu rapor ile analiz edebiliyoruz.
Bu yazıda;
Yeni Security Governance yapısında yer alan “Licenses Usage Summary (preview)” raporunu detaylı bir şekilde örnek bir kullanıcı üzerinden inceleyeceğiz. Ayrıca, belirli görevler (Duty), ayrıcalıklar (Privilege) ve kullanıcı rolleri üzerinden lisans dağılımının nasıl yorumlanacağını inceleyeceğiz.
System administration > Security > Security governance > Licenses usage summary (preview) Rapora buradan ulaşabilirsiniz. 10.0.44 versiyonda olmanız gerekiyor. Ayrıca eğer aktif edilmemişse Feature management üzerinden hem Security Governance hemde raporu ayrı ayrı ektif etmelisiniz.
Resim 1
Aktif ettikten sonra menude modulu ve raporu görebilirsiniz.
Resim 2
Sekme Yapısı: Burada raporun ana sekmelerini özetleyeceğiz sonra bir örnek üzerinden detaylı inceleyeceğiz.
- User Licenses
→ Her bir kullanıcının sistemdeki rolüne göre ihtiyaç duyduğu lisansları gösterir. - User Role Licenses
→ Kullanıcı-ID, atanmış roller ve bu rollerin karşılığı olan lisans tipi buradadır. - Role Licenses
→ Roller üzerinden analiz yapılmasını sağlar. Bir rolün tüm görev, yetki ve AOT bileşenleriyle hangi SKU lisanslara karşılık geldiğini gösterir. - Duty Licenses
→ Belirli görevlerin (Duty) hangi lisanslarla çalıştığını gösterir. Örneğin Maintain Field Service Parameters görevinin hem Project Operations hem Finance lisansı gerektirdiğini görebilirsiniz. - Privilege Licenses
→ En detaylı seviye olan bu sekmede, ayrıcalık (privilege) düzeyinde hangi AOT öğelerinin erişim verdiği ve bu erişimin hangi lisansla ilişkilendirildiği görülür.
→ Örneğin: Maintain project parameters ayrıcalığı ProjStatusRuleSetup ve ProjParameters ekranlarına erişim veriyor ve bu da Project Operations lisansı gerektiriyor olabilir.
Bu yazı boyunca Zeynep kullanıcısını inceleyeceğiz. Resimde gördüğünüz gibi 3 farklı lisnans ihtiyacı var. Ana lisans olarak Finance ve Attach olarak Project Operation ve SCM ihtiyacı varmış. Zeynep atanan rolleri sebebiyle Toplam 6905+ 258 = 7163 nesneye ulaşımı var. Böyle ifade edebiliriz bire bir aynı olmasada. Finance lisansı ile bu nesnelerin 6905 ne ulaşabiliyor ama kalan 258 için iki farklı lisansa daha ihtiyaç duyuyor. Bunlardan 2 tanesi için Project Operation kalan 256 tane için ise SCM Attache lisansı olmalı. Raporda görünen 3 girid ne ifade ediyor tek tek detaylandıralım.
Resim 3
Birinci gridde yer alan veriler LicensingUserDirectLicenseAssignments viewden geliyor. TableBrowser ile açıp inceleyelim. Aslında ekranda gördüklerimizle aynı bilgiler mevcut rakamlar ve userRecId ve SkuRecId Bunlar bize kullanıcıyı ve lisans tipini verecek. Yine Zeynep üzerinden baktımızda aynı verileri görebiliyoruz.
Resim 4
Sağdaki ikinci grid ise LicensingUserRequirementsSummaryView üzerinden geliyor. Burada Zeynep in RecId sini filtreledim. Burada hangi lisans tipi ile Zeynep için ne kadar nesne kapsiyor görebiliyoruz. Bizim örnek için çok önemli bir veri değil. Ben bunun çok işe yarayacağını da sanmıyorum. Belki Finance değilde Finance Premium alsam daha çok nesneyi kapsama dahil edebilirim gibi çıkarımlar yapılabilir ama örneğine denk gelemedim.
Resim 5
Gelelim asıl lisans ihtiyacının çıktığı viewe LicensingUserRequirementsDetailedView. Yine Zeynep için filtreledim. Burada çok fazla kayıt olabiliyor çünki burası lisans tipi bazında çoklanan ve içinde binlerce kayıt olan bir yer, bu kayıtlar kullanıcının atanmış rollerine bağlı olarak oluşuyor.
Resim 6
Buraya kadar yaptımız analizler yeterli şimdi senaryomuza geçelim. Ben Zeynep için Finance ve SCM Attache lisanslarının yeterli olmasını gerektiğini düşünüyorum. Project Operation lisansının hangi nesnler sebebiyle geldiğini anlamak için şöyle bir çalışma yapmamız gerekiyor. Zeynep için LicensingUserRequirementsDetailedView dışarı aktardım. Öncelikle Not Required olanlarla işim yok onları eliyorum. LicensingUserRequirementsSummaryView üzerinden baktığımda Project Operation SkuId nin 8 olduğunu görüyorum. SkuRecId yi bulup burada filtreliyorum. Tabi karşıma binlerce kayıt geliyor. Benim aradığım aslında Finence ve SCM ile Etitled olmayan sadece Project Operation ile Etitled olan 2 kayıt, bunları bulmak için bir çok farklı yöntem denenebilir. Sorgu yazabiliriz birazdan göstereceğim gibi diğer sekmlerdeki rol detaylarından faydalanabiliriz. Ama ben biraz tembelleştiğim için AI’a sormayı tercih ettim. Dosyayı yükleyip gerekli soruyu sorunca aşağıdaki gibi yanıtımı aldım. Suçluları bulduk. Peki bunlar hangi rol sebebiyle karşımıza çıkıyor. Bunun için bir sonraki sekmeyi inceleyelim.
Resim 7
İkinci sekmede yine Zeynep kullanıcısının atanmış rolleri ve bu roller sebebiyle ihtiyaç duyduğu lisans tiplerini görebiliyor. Burada zaten bir tane Project Operation olduğu için hızlıca rolu tespit ettik. Field Service Integration Admin. Detayına baktımızda suçlu iki nesneyi ve bir tane daha farklı bir nesneyi görebiliyoruz. Rolu tespit ettik şimdi bu rolun detaylarına diğer sekmeden bakalım.
Resim 8
Field Service Integration Admin rolunu filtreledik. Resimde görünen satırı yorumlayalım. Bu rol için Finance lisansı ProjBudgetUserGroupSetup nesnesini kapsiyor ama kalan 2 nesneyi kapsamıyor. Ancak Project Operation satırına bakarsanız 3 nesnenin de kapsamda olduğunu görebilirsiniz. Bu sebeple Zeynep Project Operation Attache lisansına ihtiyaç duyuyor.
Resim 9
Security configuration formu ile bu rolu detaylı inceleyebiliriz. Rolu açtığımda Maintain Field Service Parameters görevinin olduğunu görüyorum.
Resim 10
Detayları açtıkça en alt sevide hangi nesnelerin olduğunu görebilirim.
Resim 11
Maintain Field Service Parameters görevini Duty Licenses sekmesinden açıp filtreliyorum. Rolde gördüğüme çok benzer bir yapı ile karşılaşıyorum nesne sayısı az olduğu için analması daha kolay oluyor bu örnekte, ama karışık görevlerde bu listelerin detaylarına inmek gerekecektir.
Resim 12
Aynı şekilde bulduğum Privilage olan Maintain project parameters’ı filtreliyorum. Yine benzer bir görüntü karşıma çıkıyor.
Resim 13
Sonuç olarak bu lisanstan kurtulmak için Field Service Integration Admim rolunun kaldırılması gerektiğine karar verdim. Bu sebeple rolu kaldırdım. Zeynep in rolerinin son hali bu oldu. Bu değişiklikler rapora anında yansımıyor. Bir gün sonra baktığımda aşağıdaki gibi sonucu gördüm.
Resim 14
Bir gün sonra istediğim sonucu görebildim. Artık Zeynep Finance ve SCM Attache ile hayatına devam edebilir.
Resim 15
Bu yazıda, Dynamics 365 ERP sisteminde lisanslama süreçlerini anlamak ve uyumlu hale getirmek için kullanabileceğiniz ekranları ve analiz yollarını örneklerle ele aldık.
Microsoft’un Kasım 2025’te devreye alacağı zorunlu lisans atama süreci öncesinde bu analizlerin yapılması, sistemin sorunsuz çalışması ve lisans maliyetlerinin doğru yönetilmesi açısından kritik öneme sahiptir.
Kullanıcı başına lisanslama modeline geçiş ve zorunlu denetim mekanizmaları, ERP sistem yöneticilerinin artık lisans yönetimini daha proaktif ele almasını gerektiriyor. Özellikle kullanıcı sayısı fazla olan firmaların bu çalışmalara hızlıca başlamasını ve gerekirse partner desteği alarak süreci yönetmesini tavsiye ediyoruz.
Unutmayın; doğru kullanıcıya doğru rolü vermek sadece güvenlik değil, aynı zamanda lisanslama açısından da hayati bir adımdır.
Selamlar.
www.fatihdemirci.net
TAGs: Licenses, Security, PPAD, LCS, Dynamics365, MsDyn365FO, LicenseCompliance, SecurityGovernance, ERPcosts, BusinessApplications
